SAP
Digitalizzazione
DDM for SAP applications
La digitalizzazione dei processi aziendali è diventata fondamentale per le aziende che desiderano migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi.
Il cliente, azienda italiana leader internazionale nella produzione e distribuzione delle materie prime per l’industria, con 29 sedi in tutto il mondo, 2000 collaboratori e un fatturato superiore ai 600 milioni di euro, ha deciso di implementare la soluzione documentale integrata in SAP – DDM for SAP Applications – per governare e condurre in modo efficiente i propri processi aziendali. Si è così affidata a SCAI Fast, società del Gruppo SCAI e partner SAP, nello specifico, per la necessità di gestire i flussi dell’account payable e degli account receivable relativamente all’automatizzazione dei workflow in ottica di digitalizzazione.
Dopo l’implementazione di SAP, l’azienda ha riconosciuto la necessità di strutturare i documenti aziendali e integrarli direttamente nel sistema SAP, allo scopo di ottimizzare i processi approvativi. Per raggiungere tali obiettivi, ha scelto di adottare la piattaforma DDM for SAP Applications, grazie a cui è stata in grado di soddisfare i propri desiderata:
• Strutturare i documenti, considerandoli come un patrimonio aziendale.
• Implementare un processo approvativo digitale efficiente.
• Integrare i documenti in SAP e collegarli ai processi gestionali.
• Dematerializzare i documenti in modo ottico sostitutivo e ridurre l’utilizzo di carta.
• Uniformare l’archiviazione e condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali.
• Nello specifico, il processo supportato dalla piattaforma DDM for SAP Applications ha riguardato l’automatizzazione del workflow di digitalizzazione dell’entrata merci inbound delivery.
L’adozione di DDM for SAP Applications ha portato notevoli benefici all’azienda, in particolare nel processo di gestione di offerte, piani e ordini. Prima dell’implementazione di DDM for SAP Applications, gli ordini infatti, venivano inviati in formato cartaceo ai sales manager e alla Direzione per l’approvazione, richiedendo da 1 a 4 giorni per completare il processo. Dopo l’implementazione, il time to market è diventato tempestivo e l’azienda ha riscontrato notevoli vantaggi. Non solo è stata in grado di risparmiare il tempo dedicato all’archiviazione dei documenti e a limitare l’utilizzo di carta, diminuendo anche il proprio impatto ambientale, ma anche di ridurre i tempi di invio delle conferme d’ordine (grazie a mail con accompagnatoria preimpostata), implementare l’approvazione digitale degli ordini da parte dei sales manager tramite PC o smartphone e uniformare, più in generale, le modalità di lavoro.
Anche l’area amministrativa ha ottenuto importanti vantaggi:
• Tracciabilità della data di invio delle fatture.
• Gestione di eventuali allegati e tracciabilità insieme al documento fattura.
• Disponibilità immediata dell’originale del documento.
• Risparmio di ore per le stampe.
• Supporto digitale durante le verifiche anziché documenti cartacei.
• Automazione del processo di contabilizzazione delle fatture passive.
• Espansione delle funzionalità
Dopo aver sperimentato i benefici di DDM for SAP Applications, l’azienda ha pianificato di attivare ulteriori funzionalità della suite per massimizzare i risultati, tra cui la digitalizzazione delle fatture estere dal formato PDF utilizzando sistemi OCR, la gestione dei contratti e delle distinte di pagamento.
Dal punto di vista dell’implementazione dei processi documentali, DDM ha consentito di supportare la gestione delle stampe dell’inbound delivery come copertina del plico logistico, la gestione delle stampe entrate merci, la digitalizzazione dei DDT passivi (documenti di trasporto) e inbound delivery, la gestione della coda di lavoro relativa alla registrazione delle entrate merci.
Tramite il supporto di un partner di fiducia come SCAI Fast, l’adozione di DDM for SAP Applications ha portato notevoli vantaggi al cliente e ha dimostrato di essere una scelta strategica per l’azienda, contribuendo a una trasformazione digitale di successo e aprendo la strada a ulteriori miglioramenti nell’efficienza operativa.
Competenze Applicate
