approccio robotizzato alla raccolta documentale
ADEGUATA VERIFICA
Le persone residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari che rivestono o hanno rivestito importanti cariche pubbliche sono considerate da Banca D’Italia a più alto rischio di riciclaggio, perché maggiormente esposte a potenziali fenomeni di corruzione, unitamente ai relativi familiari e alle persone che notoriamente sono a loro legate (ad esempio in virtù di rapporti d’affari).
Con la pubblicazione del 30/07/2019, Banca d’Italia ha definito le disposizioni entrate in vigore al 01/01/2020 in materia di adeguata verifica antiriciclaggio.
Gli obblighi di legge a cui i soggetti finanziari devono ottemperare sono in sintesi:
- Valutazione dei fattori di rischio
- Identificazione del cliente, titolare effettivo, esecutore e verifica dei dati forniti
- Valutazione scopo e natura del rapporto, operazioni occasionali e controllo costante
- Verifiche dell’operatività a distanza dei clienti
- Verifiche adeguata verifica semplificata
- Verifiche adeguata verifica rafforzata
- Verifiche rapporti e operazioni occasionali in paesi terzi ad alto rischio
- Verifiche rapporti di corrispondenza transfrontalieri con intermediari di un paese terzo
- Verifiche di persone politicamente esposte
- Verifiche operazioni con importi insolitamente elevati o di dubbia finalità
- Attuazione disposizioni specifiche per particolari tipologie operative
I CONTROLLI
Al fine di effettuare controlli efficaci e stringenti, i soggetti finanziari dovranno graduare le loro misure di adeguata verifica in funzione di un approccio basato sul rischio. Sono tenuti a integrare le policy antiriciclaggio con procedure di adeguata verifica della clientela che dipendono dalle evidenze dell’adeguata verifica semplificata e rafforzata. Queste ultime dovranno essere applicate in relazione alle diverse tipologie di clienti o prodotti in portafoglio al soggetto finanziario.
Le procedure di valutazione messe in atto dovranno assicurare coerenza nella loro applicazione e tracciabilità delle valutazioni effettuate, in modo da certificare l’adeguatezza delle misure messe in atto rispetto ai rischi finanziari concreti.
Nella valutazione del profilo di rischio si deve quindi tener conto di informazioni che caratterizzano le persone ed altre relative ai prodotti collegati ai movimenti finanziari operati da queste persone. Per quanto riguarda le persone, le informazioni da considerare riguardano il cliente, l’eventuale titolare effettivo, l’esecutore, le eventuali relazioni presenti tra i soggetti, l’area geografica in cui i soggetti risiedono, quella da cui provengono i fondi. Altri fattori che intervengono nella valutazione sono il comportamento tenuto dal cliente e dall’esecutore e alla presenza del cliente e del titolare effettivo nelle black list.
Riguardo al prodotto o servizio offerto, sono considerati la loro trasparenza e complessità, i canali con cui sono gestiti, se sono collegati all’utilizzo di contante, se sono adeguati al profilo economico del cliente e del titolare effettivo.
TEMPO E RISORSE
Gli intermediari sono tenuti a svolgere un controllo costante nel corso del rapporto con il cliente per mantenere aggiornato il suo profilo e individuare elementi di incongruenza che possono costituire anomalie ai fini di specifici adempimenti. È richiesto che la valutazione tenga in considerazione l’operatività del cliente e le informazioni acquisite in sede di adeguata verifica anche sul titolare effettivo.
Nella policy antiriciclaggio dell’intermediario deve essere definita la tempistica e la frequenza dell’aggiornamento dei dati in funzione del profilo di rischio.
ROBOTIC PROCESS AUTOMATION
Per osservare le policy richieste da Banca d’Italia e da una buona e corretta operatività di controllo dei rischi, gli intermediari sono costretti ad impegnare un significativo numero di ore e risorse per la raccolta documentale. Questa attività è time consuming, ripetitiva, e non concorre al miglioramento generale del business dell’impresa. In occasione degli aggiornamenti di normativa o altri eventi particolari relativi al comportamento della clientela si possono presentare dei picchi di lavoro che non sempre si riescono a smaltire con il personale normalmente in staff all’unità antiriciclaggio.
L’applicazione della Robotic Process Automation alla raccolta documentale antiriciclaggio è un approccio che aiuta la divisione AML a raggiungere obiettivi qualitativi nei dati trattati e quantitativi rispetto ai costi di produzione e tempi di realizzazione. In particolare consente la riduzione del tempo utile a produrre la valutazione del cliente, garantisce la capacità operativa di assorbire i picchi di lavoro, di ottenere uniformità e precisione costante nei dati raccolti, e a rispettare i Service Level Agreement di processo e la qualificazione del personale precedentemente dedicato alla raccolta dati su attività di analisi dei dati prodotti o la loro disponibilità per l’impiego su nuove attività.
In concreto si delega ad alcuni robot la creazione di un dossier per cliente contenente le informazioni necessarie all’unità antiriciclaggio per produrre la valutazione sulla sua esposizione finanziaria ed eventuale coinvolgimento in comportamenti illeciti ai fini dell’antiriciclaggio. Le informazioni contenute nel dossier potranno poi essere conservate a norma di legge per garantire la trasparenza sulle verifiche effettuate.
La raccolta dei dati viene effettuata interrogando le principali banche dati AML, raccogliendo gli output che mettono a disposizione ma anche informazioni solo visualizzate a video. Queste banche dati sono interrogate dai robot come farebbe l’operatore, tipicamente attraverso un browser.
L’alimentata del processo di estrazione può essere realizzata manualmente attraverso un elenco di clienti da valutare prodotto dagli utenti AML o può essere automatica (controllata direttamente dall’utente AML).
L’applicazione di questo approccio garantisce la riduzione del 33% dell’impegno del personale e di conseguenza dei costi di produzione. L’interrogazione di una posizione passa da alcune decine di minuti ad alcuni minuti di elaborazione.
L’operatività del robot è garantita 24×7, tutto l’anno.
