Storie di successo

Assessment ERP & business process transformation: le sfide della transizione digitale

Business process mapping & transformation

process reengineering

DIGITALIZZAZIONE

Per poter avviare una roadmap di transizione digitale e di ottimizzazione dei processi di business insieme al cliente Gruppo AROL, specializzato nella tappatura e nella chiusura di bottiglie e contenitori per una vasta gamma di settori merceologici (food, beverage, prodotti per la casa e per la cura della persona, pharma e chimico), Gruppo SCAI ha realizzato una mappatura e un ridisegno dei processi e del landscape applicativo.

Obiettivo principale della digital and process transformation in AROL, attività ancora in corso considerata la complessità e la vastità del programma, è quello di creare valore per il cliente attraverso la scelta di alcuni target sfidanti:

zero difetti (qualità di linea), 

100% on-time delivery (visibilità dell’intero processo e monitoraggio della commessa in tempo reale),

• maggiore velocità di gestione per i componenti strategici e critici (attraverso un MRP di Gruppo, predisponendo distinte unificate, ottimizzando i processi con l’approccio metodologico Lean Six Sigma),

mappatura totale degli articoli prodotti e acquistati (nuove codifiche dei materiali a livello di Gruppo),

• un nuovo modello di Controllo di Gestione e strumenti necessari a supporto della contabilità analitica.

La strategia per AROL si è basata sulla riduzione delle scorte e sull’aumentare l’efficienza, mettendo a disposizione dei decisori tutte le informazioni integrate e un facile accesso ai dati (real-time) end to end: dalla gestione dell’offerta alla consegna al cliente e alle attività post vendita.

La fase propedeutica di studio iniziale è stata proprio quella di Assessment, che ha permesso di raccogliere le informazioni dal business e dall’ICT, per mappare quanto necessario a definire la roadmap e gli scenari to-be. AROL ha scelto Gruppo SCAI come partner anche per l’attività di scouting e vendor evaluation per le componenti ERP e CRM, fase che ha incluso anche approfondite sessioni di demo sulle principali piattaforme leader di mercato nel settore.

Anche in considerazione del fatto che è cresciuto per acquisizioni, il Gruppo AROL si è trovato di fronte alla necessità di armonizzare processi e applicazioni, attualizzare piattaforme informatiche, rispondere in modo più completo e adeguato alle necessità dei business owner. Le aziende che fanno parte del Gruppo AROL sono caratterizzate da una significativa complessità, dovuta al tipo di business che verte principalmente sulla produzione per commessa e alla modalità engineer-to-order, necessaria per poter soddisfare appieno le specifiche tecniche e funzionali e i requisiti espressi dai propri clienti. Gruppo SCAI ha supportato il cliente nella revisione di tali processi, per migliorare la redditività e l’efficienza con la pianificazione multi-commessa, in ogni fase del processo produttivo. 

Il lavoro sui processi ha sfruttato la leva del cambiamento per rispondere  al meglio alle esigenze di AROL (Direzione e Business Process Owners) e dei suoi clienti: un ridisegno a 360° delle applicazioni rende possibile una forte innovazione, avvalendosi di tecnologie in cloud e in memory, con interfacce moderne e l’integrazione con tutti i reparti aziendali. 

L’assessment è durato circa 3 mesi e buona parte delle attività si sono svolte on-site, presso la sede di AROL a Canelli. Sono stati organizzati, a cura di Gruppo SCAI, una serie di workshop e interviste per coinvolgere i business process owner responsabili dei vari dipartimenti che hanno condiviso informazioni di valore sui processi attualmente in essere, le attività quotidiane, i pain point, i must have e i nice to have che la nuova piattaforma ERP avrebbe dovuto coprire, ovviamente tenendo conto delle forti interazioni e integrazioni con l’intero scenario applicativo in continua evoluzione.

La Direzione inoltre necessitava di uno nuovo modello di controllo di gestione e di un monitoraggio end to end, in tempo reale, dello stato di avanzamento delle commesse, anche a supporto dei Project Manager, per tracciare le performance e come strumento operativo utile per una corretta comunicazione verso i clienti.

Tutti i requisiti raccolti sono stati oggetto di analisi durante sessioni di brainstorming, coinvolgendo una platea aziendale più ampia, affrontando anche aspetti di integrazione: .

Per SCAI Fast è stato fin da subito chiaro che la via per poter perseguire un’integrazione di questa complessità trovava risposta nell’implementazione di una moderna piattaforma ERP e di un ecosistema in cloud che potesse supportare AROL nella transizione al nuovo scenario applicativo. Dopo aver attentamente valutato piattaforme e vendor best of breed nella copertura delle esigenze raccolte nella fase di assessment, con il supporto di una dettagliata matrice di valutazione dei vendor, è stato individuato in SAP quello più performante, dove la piattaforma SAP e la soluzione RISE WITH SAP S/4HANA private edition possono coprire in modo adeguato le necessità del Gruppo AROL e la suite BTP diventa la leva abilitante per le integrazioni necessarie, tra tutte le piattaforme e i tool in ambito.

Molti aspetti per cui AROL sentiva la necessità di una maggiore copertura da parte dell’ERP e dalle relative integrazioni, possono essere indirizzati tramite l’aggiornamento delle procedure interne e quindi del change management in accordo con una implementazione dell’ERP che recepisca questi requirement e che sia sufficientemente robusto e flessibile per poterli mettere a terra. La maggioranza dei processi trova una adeguata copertura nei moduli e nelle funzionalità standard SAP (come ad esempio: finance, controllo di gestione, sales), anche avvalendosi delle best practice già disponibili. 

L’attività di Gruppo SCAI presso il Gruppo AROL ha permesso di approfondire e ulteriormente consolidare un’esperienza e un know-how specifici su questo tipo di business (produzione su commessa, Engineering To Order). Parallelamente al progetto con il Gruppo AROL è infatti nata l’idea e ha preso forma un preconfigurato, centrato su SAP S/4HANA, per rispondere alle esigenze del settore in cui opera il Gruppo AROL. 

Gruppo SCAI ha lavorato per disegnare e implementare un package preconfigurato Fast Package for Manufacturing, basato su RISE WITH SAP S/4HANA private edition, dedicato a questo tipo di business e di problematiche, con un focus su aspetti di: 

• pianificazione e monitoraggio multi-commessa,

• codifica e versioning delle distinte base (sincronizzazione tra Sales BOM, Engineering BOM, Production BOM, Service BOM), 

• pianificazione delle risorse a capacità finita (in particolare quelle di ufficio tecnico e engineering), 

• gestione avanzata dei materiali (classificazione, componenti alternativi, …), MRP evoluto che mettesse a fattor comune il patrimonio informativo e la visibilità dell’intero gruppo, 

• controllo di gestione, contabilità analitica e monitoraggio degli avanzamenti di commessa (per costi e tempi),

• logiche di demand forecasting,

• integrazioni con le applicazioni/piattaforme: CRM/CPQ, PLM (CAD/CAM), MES ed

• embedded analytics 

La digital transformation toccherà, oltre l’ERP, anche la parte di Sales&Service con la piattaforma CRM & CPQ, l’ambito CAD/CAM e PLM, il sistema documentale e il MES, con una timeline di innovazione che vedrà il Gruppo AROL impegnato per i prossimi anni. L’integrazione di questi sistemi, dovrà garantire un allineamento costante, in tempo reale, per consentire la massima efficacia e efficienza, proprio nell’ottica dell’ intelligent enterprise e di rendere i processi end to end, senza soluzione di continuità e in modalità paperless.

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