DMS - DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Soluzioni e servizi per una gestione documentale più efficiente in azienda

Soluzioni di gestione documentale (document management) efficienti portano alle aziende vantaggi notevoli: miglioramento dei processi, integrazione tra funzioni, risparmio di tempo e riduzione dei costi. Le informazioni sono gesti­te in modo organizzato e diventano facilmente accessibili.

Una gestione documentale efficiente consente un accesso rapido ai dati e alle informazioni per lo sviluppo del business. La dematerializzazione dei processi e dei flussi documentali permette alle aziende savings notevoli con riduzione dei costi diretti e indiretti legati alla gestione dei documenti su carta.

Focus On

ECM | Document Management | DMS

Soluzioni di gestione documentale (o DMS, Document Management System) efficienti permettono alle aziende la gestione dei flussi documentali e lo scambio di informazioni tra le diverse funzioni aziendali coinvolte nei processi. Queste soluzioni consentono di adottare le migliori policy di Enterprise Content Management (ECM).
Con soluzioni software di Document Management e la digitalizzazione dei processi documentali non sarà più necessario che documenti cartacei passino fisicamente di scrivania in scrivania per la verifica e l’approvazione, con velocizzazione dei processi e risparmio di carta e consumabili.
Con soluzioni di Document Management efficaci le informazioni sono gestite in modo organizzato e diventano facilmente accessibili.
Con adeguate soluzioni di Document Management i responsabili possono verificare l’andamento del flusso documentale, controllare i carichi di lavoro e monitorare, in qualsiasi momento, lo stato del documento.

Target di riferimento

Le aziende di ogni settore possono trarre notevoli vantaggi da una gestione ottimale dei flussi documentali e dalla digitalizzazione dei processi. Le informazioni sono condivise e gestite in maniera organizzata con procedure di classificazione, archiviazione, distribuzione e ricerca dei dati definite e automatizzate.

Abstract

Soluzioni di gestione documentale efficienti consentono di archiviare e condividere documenti digitali in maniera ottimale, con processi ottimizzati e costi operativi ridotti. Al contempo i sistemi DMS migliorano la collaborazione: le informazioni sono condivise e facilmente disponibili ed il workflow di trasmissione e condivisione di documenti e informazioni è automatizzato. Il Gruppo SCAI offre alle aziende un servizio completo di supporto per il miglioramento end-to-end dei processi di gestione documentale (DMS): assessment, progettazione, implementazione, integrazione, change management, assistenza, formazione permettendo di salvaguardare gli investimenti effettuati in soluzioni di gestione documentale.

  • Metodologia unificata per tutta l’azienda e qualità;
  • Gestione, approvazione e monitoraggio dei pro­cessi di circolazione delle informazioni;
  • Pieno controllo di tutte le fasi del flusso;
  • Archiviazione automatica di tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’azienda;
  • Risparmio sui tempi e sui costi di gestione;
  • Verifica autenticità (firma elettronica);
  • Riduzione dei costi

Document Management: E-Doc – Document Management System offre un completo ed efficace sistema di ricerca: con tecnologia relazionale, l’utente autorizzato potrà selezionare un set di documenta utilizzando con più filtri, con utili funzioni di ricerca a chiavi multiple ed evidenza dei documenti correlati. Con E-Doc – DMS è possibile eseguire le ricerche su tutti i campi del profilo documentale o sui dati anagrafici. E-Doc – DMS permette di gestire in maniera semplice ed efficace i processi di classificazione, archiviazione e condivisione delle informazioni per un accesso veloce ai dati.
Con l’implementazione di sistemi di gestione documentale (DMS) evoluti si ha la garanzia dell’adozione di una metodologia unica per tutta l’azienda e del rispetto delle policy definite. Si ha il controllo di tutte le fasi del flusso documentale e una migliore collaborazione tra le aree funzionali azienda. Migliora la produttività, il flusso delle informazioni è definito, le scadenze sono facilmente verificabili. E’ più facile definire e controllare i processi dell’azienda con strumenti di BPM e instradare automaticamente e correttamente le informazioni secondo regole predefinite, evitando duplicazioni e colli di bottiglia.
La soluzione DMS implementata offre importanti funzioni di sicurezza: profilazione utenti (permessi, tracciatura accessi), garanzia di immodificabilità dei documenti digitali con soluzioni di firma digitale anche remota ela firma elettronica (FEA, firma grafometrica. E’ anche possibile l’archiviazione sostitutiva con conservazione elettronica a norma e validità legale dei documenti digitalizzati (documenti fiscalmente e legalmente rilevanti). Si possono implementare anche funzioni di fatturazione elettronica verso la PA e le aziende.

Notizie riguardanti ECM | Document Management | DMS

  • Document Management Workshop a Varsavia, 7 0ttobre 2015 - Gruppo SCAI - SCAI Polska - e-Doc-750x500w

Document Management Workshop a Varsavia

9 October 2015

Una occasione di approfondimento su sistemi di gestione documentale (DMS), documenti elettronici (e-Doc), dematerializzazione dei flussi documentali
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4 May 2015

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